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莆田市教育局 莆田市档案局关于学校档案工作执法检查情况的通报

发布时间:2017-06-06 点击数: 字号: T | T

莆田市教育局  莆田市档案局关于学校档案工作执法检查情况的通报
莆教综〔2017〕50号
各县区(管委会)教育局(事务局)、档案局(办公室),市直有关学校:
  为进一步贯彻落实《中华人民共和国档案法》、《福建省档案条例》及国家档案局10号令,根据《福建省档案行政执法暂行办法》的要求,莆田市档案局和莆田市教育局联合组成三个检查组,于4月10日至4月20日对全市40所中小学开展了档案行政执法检查。现将检查情况通报如下:
  一、取得的成效
  (一)积极行动,学校档案工作氛围良好。自去年5月《关于进一步加强中小学学校档案工作的通知》印发后,各县区(管委会)教育、档案部门行动迅速,认真组织,积极开展学校档案创建工作。城厢区、涵江区档案局和教育局积极作为,联合举办多期学校档案业务培训班、座谈会,提高各学校档案人员业务水平,有效提高了归档文件质量,推动了区各校档案规范化管理进程。城厢区、涵江区的被检学校基本完成了文书、教学档案的规范整理工作。仙游县历来重视学校档案工作,各学校保存的档案年代久远,数量较多,门类齐全,在文件发出后,能进一步贯彻落实,扎实推进。荔城区、秀屿区、北岸管委会也在原来基础较为薄弱的情况下加强了学校档案的创建工作。
  (二)领导重视,档案意识不断增强。各中小学校认真贯彻落实《档案法》和《福建省档案条例》,明确档案工作分管领导,能够把档案工作列入本校工作计划,较好地解决了本单位档案工作所需要的人、财、物等问题。能结合本校自身实际建立各项档案管理制度,并认真贯彻执行。配备了专(兼)职档案人员,大多数档案人员能参加档案业务培训,有一定的业务知识,较好地负起档案管理人员的责任。
  (三)档案保管保护条件不断改善。大部分中小学设有专门的档案室,按照档案保管“八防”要求,配备了档案柜、空调、灭火器、专用计算机等设备,莆田市第十三中学、莆田五中、莆田四中、城厢区第一实验小学、东庄职业中专学校还配置了除湿机、复印机,档案保管条件改善,确保了档案的实体安全。
  (四)档案基础业务建设有所加强。多数学校已完成2016年度文件材料收集整理工作,档案整理质量能符合规范要求。坝下中心小学、忠门中心小学、莆田五中、莆田六中以及秀山中学对办校以来的各门类档案收集比较齐全,归档及时,整理规范,各门类档案实行了集中统一管理。
  二、存在的问题
  在取得上述成绩的同时,也存在一些不容忽视的问题,主要表现在:
  (一)档案规范化管理有待提高。一是收集不齐全,有的学校只注重文书档案的收集,忽视业务、照片、实物、磁性载体类档案资料的收集。二是档案整理不够规范,许多学校未能制定符合本单位实际的《文件材料归档范围和保管期限表》,有的保管期限划分不准确,会计档案未编号未封角盖章,未规范整理。三是档案未能集中统一管理,部分学校档案管理分散,业务档案存放于各业务处室,未实行集中统一管理,有的单位数码照片只存放在计算机内,没有及时刻盘备份保存;个别单位档案多年未整理,有积存现象;有的单位实物档案只堆放在档案室,没有按照档案规范进行整理。
  (二)档案安全保管还有待加强。有的学校档案室档案有虫蛀霉变现象;有的学校把档案室设置在顶楼,不利于安全保管;有的学校档案室缺乏必要的“八防”措施,安全保管存在一定的隐患。
  (三)档案借阅手续有待完善。少数学校未能做好档案借阅登记工作,档案随意借阅,容易造成档案丢失。
  三、几点要求
  针对存在的问题,希望各学校引起高度重视,及时加以整改。同时,为了进一步加强档案工作,更好地服务于学校教学、科研工作服务,提出如下要求:
  (一)要加强档案的实体安全和信息安全。
  档案室是保存档案的重要场所,因此档案室在位置选择上要科学合理,档案室不宜设在办公楼的顶层、底层,以防高温或潮湿;档案库房要达到“八防”要求:防火(配灭火器)、防盗(铁窗、铁门、铁柜)、防光(遮光窗帘)、防潮(除湿机)、防高温(空调)、防有害生物(防虫剂等)、防尘(保洁)、防有害气体;做好档案借阅登记工作,凡借阅本校档案室的档案资料,须经主管领导签字批准后方可进行借阅,杜绝档案丢失,严格做好档案保密工作,确保档案的实体安全与信息安全。
  (二)要加强档案整理规范化。
  凡学校工作中形成的具有保存价值的文件材料,均要进行收集、分类、整理、归档,任何部门和个人不得擅自处理。各学校要参考《莆田市中小学文件材料归档范围与档案保管期限表》(莆教〔2016〕27号附件1),并根据本校形成的实际情况,制定符合本校的《文件材料归档范围与档案保管期限表》,做到档案收集齐全,分类科学,整理规范,确保历年形成的各门类档案资料完整齐全。会计档案(含电算化后的打印输出)中凭证帐簿应签署手续齐全,封角、骑缝章签字不可或缺,会计封面应认真填写并签名盖章;学校在日常管理过程中,形成的与财务相关的文件材料,如教师的工资表、工资关系介绍信等,应归入文书档案。实物档案应进行拍照集中登记,相关信息要说明清楚,并编制《实物档案目录》后方可集中存放荣誉室或者其他地方。数码照片档案应按年度+活动主题进行分类,并进行简要说明(主题,时间,地点,主要人物等),并刻录光盘脱机保存。文书档案、教学档案、会计档案、声像档案、校安工程档案等各门类档案,应存放在档案室集中统一管理。
  (三)要重视档案队伍建设。
  要抓好档案人员队伍的建设,保持专兼职档案员的相对稳定和工作的延续性。各中小学要配备政治素质好、业务水平高、责任心强、热爱档案工作的专兼职档案人员。专兼职档案人员都要参加县级以上档案管理部门举办的档案业务人员岗位培训学习,以提高档案业务理论和实际操作技能。
  (四)要立即整改,及时反馈。
  各县区(管委会)教育局(事务局)、档案局要督促各学校按规定立即整改,对本次检查中发现的问题要在7月底前整改到位,并以县区教育局、档案局文件形式向市教育局、档案局书面反馈。
  附件:中小学校档案工作执法检查发现的主要问题
莆田市教育局                     莆田市档案局
                                                                                                        2017年5月26日
  (此件主动公开)
附件
中小学校档案工作执法检查发现的主要问题

  一、市直学校

  1. 擢英中学:档案仅收集打包,尚未规范整理。
  2. 哲理中学:档案室防盗等措施未做好;未规范整理。
  3. 莆田学院附属实验小学:1992年前学校档案不完整。
  二、仙游县学校
  4. 仙游一中:有虫蛀霉变现象;防潮,防尘,防火,防高温,防盗等八防措施不够;未做好档案借阅登记工作,照片档案存在遗失;照片档案未规范整理,仅装册。
  5. 仙游第一道德中学:档案室设置在顶楼,防盗、防高温、防潮缺少有效措施;档案未集中统一管理;部分保管期限划分不准确,会计档案不齐全。
  6. 仙游第二道德中学:防盗、防潮措施不够;会计档案未集中统一保管;影像资料、电子档案存档不够规范。
  7. 赖店中心小学:档案用房、电脑暂时与办公室合用,防盗、防火措施不够;工资、教职工入编材料暂未统一集中保管;会计档案未盖章签字无目录。
  8. 仙游华侨职校:防盗措施不够;文书档案保管期限划分不准确;会计凭证、帐簿未盖章。
  9. 榜头中学:文书档案保管期限划分不准确;会计档案独立管理;防盗措施不够。
  10. 坝下中心小学:部分档案期限划分不准;防虫措施不够。
  三、荔城区学校
  11. 莆田四中:已在规范整理,逐年推进待完成;会计、基建档案未规范整理。
  12. 荔城区第一实小:仅完成收集,未规范整理(已计划外包服务)。
  13. 麟峰小学:仅完成收集,未规范整理(已计划外包服务);暂无专门档案用房。
  14. 拱辰中心小学:中心小学档案正在整理待完成;个别非红头文件如介绍信、年度考核表等未收集齐全。
  15. 莆田海峡职校:未规范整理(已填报外包需求表);会计档案未集中管理。
  16. 莆田十六中:尚未规范整理;个别非红头文件如介绍信、会议记录簿等未收集;会计档案未规范整理;个别凭证未封角、封面签字、骑缝章不完善;文书卷皮格式不规范。
  17. 莆田二十四中:尚未规范整理;部分学籍未收集齐全;会计档案未规范整理、未集中管理;文书卷皮格式不规范。
  四、城厢区学校
  18. 莆田五中:没有发现问题,归档完整。
  19. 城厢区第一实验小学:没有发现问题,归档完整。
  20. 南门学校(南门小学):防盗措施不够,缺铁门、铁窗;档案收集不太完整;数码照片收集不够。
  21. 莆田科技职校:档案尚未规范整理;分散在各科室未集中统一保管;数码照片尚未收集。
  22. 莆田十二中:档案尚未规范整理;分散在各科室未集中统一保管。
  23. 华亭第一中心小学:档案移交手续不够完整;收集还不完整。
  24. 莆田十七中:档案移交手续不够完整,会计档案整理不够完善;数码照片说明不够完整。
  五、涵江区学校
  25. 涵江区实验小学:会计档案未编号;数码照片文字说明不全。
  26. 涵江区第二实验小学:会计档案未规范整理;档案移交手续不够完善。
  27. 莆田华侨职专:会计档案未编号;数码照片文字说明不全。
  28. 莆田六中:会计档案整理不够完善。
  29. 青璜中学:会计档案未规范整理,缺编号、封角盖章;数码照片档案文字说明不够详细;。
  30. 三江口中心小学:会计档案正在编号,缺封角盖章;数码照片文字说明有待完善。
  六、秀屿区学校
  31. 秀山中学:各门类档案收集较齐全,未规范整理;照片需补充收集.
  32. 秀屿区实验中学:文书、会计档案未规范整理;党、工、团及非红头等文件未收集齐全;照片未收集;个别会计凭证未盖骑缝章。
  33. 莆田十中:2014年前文书、学籍未规范整理;2013-2015年学籍卡表(二)(三)未打印归档;会计档案未规范整理,未集中管理。
  34. 月塘中心小学:2008年前(1999年创立)文件缺失,有待加强收集归档;会计档案未规范整理,电算化会计档案输出打印没有签名盖章。
  35. 东庄职业中专:已规范整理,个别文书材料保管期限划分不准确如区教育局文件汇编划定为永久;会计档案未规范整理,未集中管理。
  36. 东庄中心小学:个别应归档文件如年度考核表、毕业证存根等应补充收集齐全;照片未收集归档。
  七、湄洲岛学校
  37. 妈祖中学:档案盒不规范;防高温、防潮等措施不够;会计档案未盖章签字、手续不完整,未集中统一保管;校安工程档案无目录。
  38. 湄洲第一中心小学:档案尚未整理,未集中统一保管;档案室尚未按标准建立。
  八、北岸学校
  39. 莆田十三中:会计档案未集中统一保管;本校发文无签发,会计档案未签字盖章,编号不完整;科技档案已收集未整理;照片档案未刻盘保存。
  40. 忠门中心小学:防高温、防潮暂不达标;数码照片未刻光盘保存;文书和教学档案混在一起;会计档案编号不完整。